PTAの役員会で企画を提案するとき、「楽しそう」だけでは実施の判断ができません。会場や予算、担当者の仕事まで分かる資料があると、検討しやすくなります。ここでは初めての担当者でも整理しやすい企画書の項目を紹介します。
企画書に必要な七つの項目
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 目的 | 何のために行うか |
| 対象・人数 | 児童、保護者、チームの想定 |
| 日時・会場 | 準備と片付けを含む時間、使用範囲 |
| 実施内容 | 参加者が何をするか、進行の流れ |
| 予算 | 総額と内訳、未確定の費用 |
| 役割・日程 | 担当する仕事と決定期限 |
| 確認事項 | 学校への相談、雨天時、変更条件 |
謎解きイベントの記入例
以下は架空の企画例です。「目的：異学年で協力する機会をつくる。対象：児童120人、４人班で30チーム。内容：教室に掲示された問題を班で解く。時間：説明・ゲーム・解説・片付けを含め90分。会場：学校が許可した教室と集合会場。予算：見積もり取得後に内訳を追記。」
未確定の会場や費用を確定事項のように書かないことが大切です。仮の条件は「案」、許可が必要なものは「確認中」と明記しましょう。
比較案は同じ軸で示す
謎解き、工作、クイズなどを比較するなら、準備時間、当日の担当、予算、対象学年の四つをそろえます。候補ごとに魅力だけを並べるより、学校の条件に合う理由を説明しやすくなります。採用しない案にも長所があることを示すと、建設的に検討できます。
役員の負担も資料に入れる
外注する場合も、受付・印刷・設営・採点などが主催者に残ることがあります。「業者へ依頼するので準備不要」とまとめず、提供されるものと、自分たちが行うことを分けて書きましょう。作業を一人に集めない分担案も添えます。
役員会で決めたいことを最後に並べる
- 企画の方向性をこの案で進めてよいか
- 学校へ会場の利用を相談してよいか
- 見積もりを取る人数と予算上限は何か
- 次回までの調査・連絡担当は誰か
すべてを一度に承認してもらう必要はありません。検討の段階に合う決定事項を明確にします。開催後は参加状況、実際の費用、準備の改善点を追記すると、翌年の引き継ぎ資料としても使えます。
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開かずの箱へのご相談
企画書のための条件整理からご相談いただけます。開催時期、対象学年、人数、予算の目安をお伝えください。正式な費用や提供範囲は、見積もりで確認してから企画書に記載しましょう。
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